¿AFECTA EL CORONAVIRUS A LAS OBLIGACIONES MERCANTILES DE MI EMPRESA?

El pasado 18 de marzo de 2020 entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 y en virtud de éste, existen determinadas modificaciones que afectan a las sociedades mercantiles que conviene tener en cuenta.

A. Reuniones de los órganos de gobierno y administración asi como Juntas y Asambleas Generales

Mientras se mantenga el estado de alarma las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles podrán celebrarse Por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios y el secretario del órgano reconozca su identidad.

B. Formulación de Cuentas Anuales

Según el artículo 40.3 del RD 8/2020, se puede optar entre formular las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, dentro de los tres meses siguientes al levantamiento del estado de alarma o durante el estado de alarma.

C. Control contable de las Cuentas Anuales

Igualmente, según el artículo 40.3 y el artículo 40.4 del RD 8/2020, en el caso de que el órgano de gobierno o administración de la entidad haya decidido formular durante el estado de alarma, la verificación contable se podrá realizar dentro del plazo legalmente previsto o en el plazo de dos meses a contar desde el levantamiento del estado de alarma. En el supuesto de que a la fecha de declaración del estado de alarma ya se hubiera aprobado la formulación, el plazo para la verificación contable será de dos meses a contar desde el levantamiento del estado de alarma.

D. Junta General Ordinaria y aprobación de Cuentas Anuales

No se ha modificado el régimen legal de celebración de las Juntas Generales Ordinarias para la aprobación de las Cuentas Anuales de modo que la Junta General Ordinaria se reunirá dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales (esto es, dentro de los seis meses siguientes al levantamiento del estado de alarma).

Si ya se hubiese publicado la convocatoria con anterioridad a la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuese posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y hora previstos o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad con 48 horas de antelación, debiendo en este último caso proceder a una nueva convocatoria.

E. Funcionamiento de las Notarías

La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fé Pública (DGSJFP), ha establecido que los notarios deberán mantener unos servicios mínimos básicos para el mantenimiento y desarrollo imprescindible de la actividad económica, relativos a las siguientes actividades:

• Las actuaciones procesales no suspendidas por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo.
• El cumplimiento de obligaciones tributarias y tramitación de expedientes de regulación temporal de empleo.
• Actividades de financiación y de seguros.
• Los servicios notariales en relación con servicios profesionales en la medida en que sus actividades sean esenciales, de conformidad con lo previsto en el RDL 10/2020 y normas que desarrollen éste.
• Los que se deriven de la no interrupción de los cómputos civiles, así como los actos de naturaleza personal de carácter urgente.
• En general cualquier otra actividad notarial necesaria para el desarrollo de actividades que sean esenciales, según lo previsto en el RDL 10/2020 que siempre ha de ser interpretada estrictamente.

En todo caso, cada notario organizará sus recursos personales y materiales al objeto de poder dar cumplimiento a dichos servicios mínimos.

F. Funcionamiento de los Registros Mercantiles

Los Registros Mercantiles tienen la consideración de servicio esencial y por ello, están sujetos a la prestación de unos servicios mínimos que la DGSJFP ha fijado del siguiente modo:

• Presentación telemática y por fax de documentos. De 9 de la mañana a 14 de la tarde.
• La atención al público por parte del Registrador y su plantilla, únicamente se realizará por correo electrónico o teléfono.
• La actividad del Registro se circunscribirá esencialmente a la entrada y presentación de documentos y a la publicidad formal.
• Las solicitudes de certificaciones y notas simples deberán realizarse excepcionalmente a través de la web de Registradores. Las notas simples también se podrán solicitar a través de correo electrónico.

En cuanto a la legalización de libros contables, el plazo establecido para la legalización de libros contables, debe interpretarse que también este plazo quedará suspendido hasta el transcurso del mes siguiente al plazo límite establecido para la formulación de cuentas.

De este modo, las sociedades dispondrán de cuatro meses a contar desde la finalización del estado de alarma para presentar a legalización sus libros contables.

A pesar de la manifestación realizada por el Colegio de Registradores, parece razonable pensar que dicho plazo se pueda entender prorrogado dos meses desde el levantamiento del estado de alarma para hacerlo coincidir con el nuevo plazo máximo de emisión del informe de verificación contable de las Cuentas Anuales.